How to export accounting data to tally software ?

This tutorial explains how to export your accounting data to tally software. This tutorial has used FreightMan to show you the process, however, you can use it for any other software developed by Extreme Solutions.

अगर आप Video नहीं देखना चाहते, या आपको Video पसंद नहीं आया तो आप आगे पढ़ना जारी रखें।

आप चाहें तो इस Tutorial के PDF Version को Download भी कर शकते हैं।

FreightMan के ढेरो Features में से एक Feature है Tally Integration का, मतलब आप FreightMan में किये गए सारे Accounting Vouchers को Tally में लेके जा सकते हो और वह भी कुछ ही Minutes में | बाकी सारे Features की तरह यह भी बड़ा ही आसान है |

EXPORT MASTERS

 

FreightMan के सारे Accounting Vouchers को Tally में Export करने के लिए सबसे पहले हमे FreightMan में बने सारे Ledgers, Groups और Voucher Types को Export करना होगा |

पहले आपको Company में Export में Masters के ऊपर click करना हे, निचे दिया गया Screen आपके सामने Open हो जाएगा |

इस Screen में आपको Select करना हे, की आप कौन से Masters Export करना चाहते हैं | अगर आप Sure नहीं हो तो सारे Masters Select करने में ही समझदारी है |

Masters Select करने के बाद Export Button पे Click कीजिये, निचे दिया गया Screen आपके सामने Open हो जाएगा |

इस Screen में आपको Set करना हे, की File को किस Location और किस नाम से Save करना है | File का Location और नाम Set करने के लिए एक छोटी सी Tip हे, की File का नाम छोटा रखे और उसे Directly किसी Directory में Save करे | यह Compulsory नहीं हे, पर इसका एक फायदा है | जो हम बाद में जानेंगे |

Name और Location Set करने के बाद आपको Save Button पे click करना है | एक Process होगा, और निचे दिया गया Screen आपके सामने Open हो जायेगा |

OK Button पे Click कीजिये | जिससे FreightMan Automatically उस Location पर उसी नाम से एक File Generate करेगा, जिसमे आपके Select किये गए सारे Masters Export हो जायेंगे |

Export Transactions

 

अब हमे वह Vouchers Select करना हे, जो हम Tally में Export करना चाहते है |

इसके लिए आपको Company में Export में Transactions के ऊपर Click करते ही, निचे दिया गया Screen आप के सामने Open हो जाएगा |

 

इस Screen में Right Side में Tally Integration के लिए Tips और Instructions दिए गए है, जिसे Follow करके आप बड़ी ही आसानी से Vouchers Export कर सकते है | Left Side में Vouchers Filter करने के लिए Options दिए गए है|

‘Vouchers to be exported’ Sections में वह सारे Voucher Types Available है , जो आप Tally में Export कर सकते हो, जैसे की Receipt, Payment, Journal, Contra etc. इसमें से आप वह Voucher Types Select कर सकते हो, जो आप Tally में Export करना चाहते है |

अगर आप सारे Vouchers Tally में Export करना चाहते है, तो ‘Select all’ Button पे Click करके सारे Voucher Types Select कर सकते है |

Criteria Section में Date Duration Select करने का Option दिया हे, उस में आप Select कर सकते हे की कौन से Duration में बने Vouchers आप Export करना चाहते है | इसी Section में एक और Option Available है, ‘Exclude vouchers being exported’ का, इस Option को Tick करने पर FreightMan Automatically वह Vouchers Exclude कर देगा जो आप पहले से Export कर चुके है |

सारे Options Set करने के बाद आपको Populate Button पे click करना है | जिससे FreightMan आपके Criteria के According सारे Vouchers Filter करेगा और आप के सामने निचे दिया गया Screen Open हो जाएगा |

अगर Populate button पे Click करने के बाद आप फिर से पहेली Screen पर लौटना चाहते है | तो Back Button पे Click करके जा सकते है |

इस Screen में आपको वह Vouchers Select करना है, जो आप Tally में Export करना चाहते है | अगर आप सारे ही Vouchers Export करना चाहते है, तो Select All Button पे Click करने पर सारे Vouchers Select हो जायेंगे |

Voucher Selection हो जाने के बाद आपको Export Button पे click करना है, निचे दिया गया Screen आपके सामने Open हो जाएगा |

इस Screen में आपको set करना हे, की File को किस Location पे और किस नाम से save करना है | सारे Option set करने के बाद Save Button पे Click कीजिये, निचे दिया गया Screen Open हो जाएगा |

Ok Button पे Click कीजिये | FreightMan में हमारा काम Finish हो गया, अब जो करना हे वह Tally में करना है |

Import Masters and Transactions in Tally

 

Tally Open करके Select Company पर click कीजिए |

वो Company Select कीजिये, जिसमे आप FreightMan से Export किया गया Data Import करना चाहते है |

Company Select करने के बाद आप ‘Import of Data’ में जाइये | और Masters Select कीजिये, निचे दिया गया Screen Open हो जाएगा |

यँहा आपको हम बता दे की FreightMan से चाहे तो आप पहले Masters Export करें या Transactions, कोई फर्क नहीं पड़ता, पर Tally में Data Import करते समय पहले आपको Masters Import करना है और उसके बाद ही Transactions Import करना है |

ऊपर दिए गए Screen में आप ‘Import File Name (XML)’ में, जो Master File हमने FreightMan से Export किया था, उस File का नाम पुरे Path के साथ Mention करना है | और File Name के पीछे .XML लिखना मत भूलियेगा |

अगर याद हो तो FreightMan से Data Export करते समय हमने बताया था की आप File का नाम छोटा रखे और उसे Directly किसी Directory में Save करे | वह इस लिए की Tally में आपको File का नाम और उसका Path Manually Type करना पड़ेगा, अगर आप उसमे गलती करते है तो Data Import नहीं हो पायेगा |

File का नाम और Path Mention करने के बाद आपको ‘Treatment of entries already existing’ Section में तीन Options में से आप अपने जरूरत के हिसाब से कोई एक Option Select कर सकते है | अगर आप नहीं जानते की कौनसा Option Select करना चाहिए, तो Better हे की आप ‘Ignore Duplicates’ का Option Select करे | Option Select हो जाने पर ‘Enter’ Key Press करना है | जिससे Tally Import Operation शुरू कर देगा | जिसके पूरा होने पर वो सारे Masters जो हमने FreightMan से Export किया था वह Tally में Import हो जाएगा |

Next हमे Same Procedure Vouchers के लिए भी करना है |

अब हमे ‘Import of data’ में ‘vouchers’ को select करना है |

Vouchers पे click करने पर आपके सामने निचे दिया गया Screen Open हो जाएगा |

इस Screen में ‘Import File Name (XML)’ में, जो Transaction File हमने FreightMan से Export किया था, उस File का नाम पुरे Path के साथ Mention करना है | यँहा भी File Name के पीछे .xml लिखना मत भूलियेगा |

Import File Name (XML) Mention करने के बाद ‘Enter’ Key Press करना है, जिससे Tally Import Operation शुरू कर देगा | जिसके पूरा होने पर वो सारे Transactions जो हमने FreightMan से Export किया था, वह Tally में Import हो जाएगा | अब यह Check करना हे की Import Operation Process करने पे Tally में कोई Problem आया था या नहीं |

Verifying Import Operation

 

इसके लिए आपको Tally Shortcut के ऊपर Right Click करके Open File Location पे Click करना हे, Tally Folder में tally.Imp File को Notepad में Open करना है | निचे दिया गया Screen आप के सामने Open हो जाएगा |

Tally Import Operation में मिली Success या Failure का Report इसी File में दिखता है |

आपको यह Tutorial कैसा लगा ? आप कोई भी Question, Feedback या Suggestion, नीचे दीये गए Comments section में दे शकते हैं। Thank you.

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