How to create a Freight and Detention Invoice ?

This video tutorial explains how to create a Freight or Detention Invoice in FreightMan by Extreme Solutions.

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इस Tutorial में हम Freight या Detention Bill कैसे बनाते है यह सीखेंगे | इस Tutorial को आप पढ़ रहे है, इसका मतलब हे की आप Loading और Unloading की Entries करना जानते है, और अगर आप Loading, Unloading की Entry करना जानते है, तो Bill बनाना काफी आसान है | Freight या Detention का Bill बनाने के लिए आपको ‘Accounting Vouchers’ Menu में ‘Invoice (Freight)’ पर Click करना है, जिससे की आपके सामने निचे दी गयी Screen आ जायेगी |

सबसे पहले हम इस Screen से Familiar हो जाते है | Bill बनाना बड़ा ही आसान है, सिर्फ आपको वह Trips Select करने है जिनका आप Bill बनाना चाहते हो | Invoice की Screen में Left Side पर आपको Multiple Options दिए गए है, जिसका Use करके आप वह Trips Filter कर सकते हो, जिसका आप Bill बनाना चाहते हो | Trips Selection के लिए आपकी जरूरत के हिसाब से Criteria Set करने के बाद आपको ‘Go’ Button पर Click करना है, जिससे की Software वह सारी Trips जो आपके Criteria से Match करती है और जिसका Bill बनाना बाकी है, वह इस उपरवाले Table में Populate कर देगा | इस Table से आपको उन Trips पर Double Click करना है जिसके लिए आप Bill बनाना चाहते हो | अगर आप Filtered Results में से किसी एक Trip को L/R No, Vehicle No या Container No से Search करना चाहते हो तो उसके लिए Search Option भी Available है | जिस Trip पर आप Double Click करते हो वह इस निचे वाले Table में Transfer हो जायेगी, मतलब की Bill बनाने के लिए Select हो जाएगी, और आपके ‘Save’ Button पर Click करते ही Bill Generate हो जायेगी |

सबसे पहले शुरू करते है, Bill बनाने के लिए जिन Trips को हम Filter करना चाहते है उसके लिए, Criteria Set करने से |

जैसे की अगर आप Loading Details में दिए गए Party Name में Mention की गयी किसी एक Particular Party से Filter करना है तो आप ऊपर दिए गए Drop-Down में Party Select करोगे और उसके सामने दिए गए Textbox में जिस Party से आप Trip Filter करना चाहते हो, उस Party का नाम Mention करोगे, वैसे ही Consignor से Filter करने के लिए आप इस Dropdown में Consignor Select करोगे और Consignee से Filter करने के लिए आप इस Dropdown में Consignee Select करोगे और Search Value आप सामने वाले Textbox में Enter करोगे |

याद रखिये के Left Side पर दिए गए Options सिर्फ और सिर्फ Trips Filter करने के लिए है, इसमें से कोई भी Option Mandatory नहीं है, और आप अपनी जरूरत के हिसाब से किसी भी Option का Use Trips को Filter करने के लिए कर सकते हो और किसीको भी Blank छोड़ सकते हो |

Filter Criteria Set करने के लिए Next Option Product का है, जिसमे Loading Details में Mention की जाने वाली किसी Product का नाम Mention करके उस Product की सारी Trips आप Filter कर सकते हो |

Filter Criteria Set करने के लिए Next Option में फिर से आपको एक Dropdown Selection दिया गया है | अगर Stations के लिए दी गयी Individual Screen को आपने Observe किया होगा, की उस Screen में Station Name के अलावा उस Station से जुड़े Tehsil, District और State Mention करने के लिए भी Option दिए गए है |

इस Dropdown से आप Loading Details में Mention किया गया From Station या उस Tehsil या District या State Select करने के लिए Options दिया गए है, जिसमे से आप अपनी जरूरत के हिसाब से भी Option Select करके सामने दिए गए Textbox में Search Value Mention कर सकते हो | जो Options Loading Details में Mention किये जाने वाले From Station से Filter करने के लिए दिए गए है, वह सारे Options एक और Dropdown में Loading Details में Mention किये जाने वाले To Station से जुड़े Options Set करने के लिए भी दिए गए है, जिसमे आप अपनी जरूरत के हिसाब से कोई भी Criteria Set कर सकते है |

Filter Criteria Set करने के लिए Next Option Duration का है, जिसमे आप Bill बनाने के लिए जरूरी Trips को Loading Date में Mention की गयी Date से Filter कर सकते है | Date Duration Set करने के लिए आपको Duration के सामने दिए गए Check Box पर Click करके Starting Date Mention करनी है, और आप Ending Date भी Mention करना चाहते हो तो Check Box को Click करके आप Ending Date भी Select कर सकते हो | याद रखिये की Filter Criteria Set करने के लिए आप अपनी जरूरत के हिसाब से Start Date और End Date में से किसी एक को या फिर दोनों को Blank छोड़ सकते हो और चाहो तो दोनों Date Mention कर सकते हो | अगर आप दोनों में से किसी एक या दोनों Date को Blank छोड़ना चाहते हो, तो आपको Duration के सामने दिए गए Check Box में Tick नहीं करना है |

Filter Criteria Set करने के लिए Next Option ‘For Challans’ का है | अगर आप सिर्फ वही Trips Filter करना चाहते हो की, जिनकी Unloading Details में Entry हो चुकी है, तो ‘For Challans’ में आपको ‘Received’ Select करना है, और अगर आप चाहते की सारी Trips Filter होनी चाहिए, फिर चाहे उसकी Unloading Details में Entry करी हो या नहीं करी हो, तो ‘For Challans’ में आपको ‘All’ Select करना है |

Trips Filter करने के लिए जो भी Criteria Mention करना है वह हमने बता दिया हैं, अब आगे बढ़ते हैं, Bill से जुडी बाकी Details Mention करने के लिए, जिसमे सबसे पहला Option Voucher Type का है |

Voucher Type Option में जैसे की आप देख रहे हो Already एक Default Value Mention की गयी है | ज्यादातर Case में Default Value को हमे Change करने की जरूरत नहीं पड़ेगी |

Next Option ‘Rate’ का है | Rate में अगर आप Freight Bill बना रहे हैं तो आपको Freight Select करना है और अगर Detention Bill बना रहे हैं, तो आपको Detention Select करना है |

Next Option ‘Bill Date’ का है, जिसमे आपको Bill Date Mention करना है | Bill No में Software Automatically Bill no Show करेगा, आप चाहो तो उसे Change कर सकते हो |

Next Option ‘Billing Party’ का है, जिसमे आप जिस Party को Bill करना चाहते हो उस Party का नाम Mention करना है | यँहा पर आप ध्यान दे की Billing Party में आप किसी भी Party का नाम Mention का सकते हो, जरूरी नहीं की वह Consignor, Consignee या Party में Mention किया गया हो |

Next Option ‘Income A/c’ का है | Bill को Save करने पर Software Billing Party में Mention किये गए Ledger को Bill Amount से Debit करेगा और Income A/c में Mention किये Ledger को उतनी ही Amount से Credit करेगा, और इसकी Entry Account Books में Automatically हो जायेगी | जैसे की आप देख रहे हो, Income A/c के लिए Default Ledger Software Automatically Show कर रहा है, और ज्यादातर Case में Income A/c में Mention किये गए Ledger को आप Change नहीं करना चाहोगे |

Next Option ‘Service Tax’ का है | Service Tax में आप अगर Party को Service Tax Charge करना चाहते हो, उसी Case में Service Tax Percentage Mention करने है, आपने Mention किये Service Tax Percentage से Service Tax का Calculation Software Automatically कर लेगा | आपको यह भी ध्यान रखना है की अगर Government Transportation Service के लिए Abatement देती है, तो उस Case में भी आपको पूरा Service Tax Mention करना है, Abatement की Calculation भी Software Automatically कर लेगा और जितना Service Tax Chargeable होगा उतना ही Service Tax Bill में Reflect करेगा | एक और बात का आपको ध्यान रखना है की Bill में सिर्फ Service Tax Calculation Show करने के लिए Service Tax Percentage Mention ना करे, क्योंकि यँहा पर Mention किये गए Service Tax Percentage Bill Amount में Reflect करेगा |

Next Option ‘Bill Qty’ का है | Loading Details में हमने देखा था की जिन Trips के लिए हम Billing Unit ‘KL’ Select करते है, उसका Bill Amount Qty*Rate*Distance रहेगा और जिन Trips के लिए हम Billing Unit ‘MT’ Select करते है, उसका Bill Amount Qty*Rate रहेगा |

Bill Qty में आप ये Select कर सकते हो की ये Quantity कैसी होनी चाहिए, Loading Qty, Unloading Qty या दोनों में से जो कम है वह, या दोनो में से जो ज्यादा है वह, जिससे की FreightMan Default Bill Amount Calculate कर सके | सब Set करने के बाद आप को ‘Go’ Button पर Click करना है | ‘Go’ Button पर Click करते ही Software आपके द्वारा Mention किये गए Filter Criteria से Matching और जिन Trips का Bill बनाना बाकी है वह सारी Trips उपरवाले Table में Populate कर देता है | एक और बात जिन Trips की Loading Details की Entry में आप ‘To be billed’ में ‘No’ Select करते हो वह Trips इस Criteria से Matching होने के बावजूद Software उन्हें Populate नहीं करेगा | यंहा पर आप को यह भी पता चलेगा की आपके Criteria से Matching कितनी Trips Bill बनाने के लिए Available है |

अगर उस Result से आपको किसी भी Trip को उसके L/R No, Vehicle No या Container No से Search करना है, तो Search Options का Use कर सकते है |

जिन Trips का आप Bill बनाना चाहते है, उन Trips पर Double Click करना है, तो वह Trip ऊपर वाले Table से निकल कर निचे वाले Table में Transfer हो जायेगी, यानी की Bill बनाने के लिए Select हो जायेगी | आपने कितने Trips Select किये है, वह आप Selected L/Rs में देख सकते हो | अगर किसी Trip को आपने गलती से Select कर लिया था, तो उस Trip पर निचे वाले Table में Double Click करने पर वह वापिस ऊपर वाले Table में Transfer हो जायेगी |

अगर Selected Trips में से किसी भी Trip में Detention है, तो निचे दिया गया Screen आप के सामने Open हो जाएगा |

अगर आप किसी भी Trip की Unloading Details की Entry करते वक़्त आपने Reporting Date और Unloading Date में फर्क रखा होगा, तो FreightMan को पता चल जाएगा की उस Trip में Detention है, और वह ऊपर दिया गया Screen Popup करेगा | आप यंहा पर अपनी जरूरत के हिसाब से ‘OK’ या ‘Cancel’ कर सकते हो | अगर आपने गलती से Cancel कर दिया, तो उस Trip को Double Click करके ऊपर वाले Table में Transfer करो और फिर से उपरवाले Table में Double Click करके उसे Select करोगे, तो यही Question FreightMan आपसे फिर पूछेगा | अगर आप Detention के लिए बाद में Bill बनाना चाहते हो, तो आप इसे Cancel करके Next Time सिर्फ Detention का Bill बनाने के लिए Rate में ‘Detention’ Select करोगे, तो भी यह Trip Populate होगी | अगर आपको Detention Bill बनाना है, तो आप ‘OK’ पर Click कीजिये | OK पर Click करते ही निचे दिया गया Screen Open हो जायेगा |

इस Screen में सबसे पहला Option ‘Attach Detention’ का है | अगर आप Detention और Freight Bill दोनों एक साथ बनाना चाहते हो तो Attach Detention में ‘To Current Bill’ Select करना है और अगर आप Freight और Detention का Bill अलग-अलग बनाना चाहते हो तो आपको ‘To Separate Bill’ Select करना है | अगर आप ‘To Separate Bill’ Select करते हो, तो ‘दो’ Bills Generate होंगे एक ‘Freight’ के लिए और दूसरी ‘Detention’ के लिए |

Bill No में आपको Detention के लिए जो Bill Generate होगा उसके लिए Bill No Mention करना होगा | ‘Detention Days’ Automatically Populate होगा, जिसको आप Change करना चाहो तो कर सकते हो | Detention Rate में आपको Per Day का Detention Rate Mention करना है, और फिर आपको ’Ok’ Button पर Click करना है |

Selected Trips में से किसी भी Trip के लिए अगर आप Loading Details की Entry Modify करना चाहते हो, तो आपको अलग से Loading Details की Screen Open करने की जरूरत नहीं है, आपको सिर्फ उस Trip पर Right Click करना है, और Edit पर Click करना है, जिससे वह Trip Automatically Loading Details में Open हो जायेगी, और जो भी Changes आप ‘Loading Details’ की Entry में करते हो वह सारे Changes उस Bill में Reflect हो जाएगी |

जैसे की आप देख सकते हो निचे वाले Table में Quantity के लिए 3 Columns दिए गए है, Net Wt. का जिसमे Loading Quantity Show हो रही है, Unload Wt. का जिसमे Unloading Quantity Show हो रही है, और Bill Qty का जिसमे Bill Qty में Select किये गए Option के According Bill Qty Show हो रही है | अगर आप चाहो तो Bill Quantity को Manually Change भी कर सकते हो |

Bill Qty के पास एक और Column है Other Charges का | ‘Loading Details’ और ‘Unloading Details’ की Screen में आपको Other Charges Set करने का Option दिया गया है, जो आप जानते हो | उस Option में Mention किये गए ‘To Bill’ Amount का Total यंहा ‘Other Charges’ में Reflect होगा | अगर किसी Trip के लिए आप Loading Details और Unloading Details की Entry करे वक़्त Other Charges Mention करना भूल गए थे, तो आप उसे यंहा पर भी Mention कर सकते हो |  जैसे की किसी Trip के लिए आप यही से Other Charges को Edit कर सकते हो और Enter Click करने पर Other Charges की Details Mention करने के लिए Screen आपके सामने आ जाएगी, जिसमे आप अपनी जरूरत के हिसाब से Options Set करके ‘OK’ Button पर Click करते हो तो इस Screen में Mention किये गए हर एक Row की Amount का Total Other Charges में Calculate हो जायेगा |

FreightMan में किसी भी Trip के लिए Bill Rate Mention करने के लिए दो Screens Available है | आप चोहो हो तो Trip की Entry Loading Details की Screen में करते वक़्त Bill Rate Mention कर सकते हो, जो आप Already जानते हो | इसके अलावा ‘Masters Menu’ में ‘Bill’ Rate का Option है, जिसमे आप किसी भी Party के लिए Multiple Rate List बना सकते हो | यंहा याद रहे की अगर आपने Loading Details की Screen में Bill Rate Mention किया है, तो FreightMan Bill Rate की Screen से Rate Search करने कभी नहीं जाएगा, पर अगर आपने Loading Details की Screen में Bill Rate Blank छोड़ा है, तो FreightMan Bill Rate Screen में आपकी Trip से Matching Bill Rate Automatically Search करेगा और उसे Rate Column में Show करेगा |

अगर आपने किसी Trip की Loading Details की Screen में Bill Rate Mention नहीं किया है और FreightMan को Bill Rate की Screen से भी उस Trip के लिए कोई Rate नहीं मिलता, तो Rate का Column उस Trip के लिए Blank रहेगा | Bill बनाते वक़्त अगर किसी Trip के लिए Rate का Column Blank है या फिर जो Rate Show हो रहा है, उसे आप Change करना चाहते हो, तो आप उसे निचे वाले Table से Edit कर सकते हो | सारे Options Set हो जाने के बाद आपको ‘Save’ Button पर Click करना है | ‘Save’ Button पर Click करते ही FreightMan Bill Amount Show करेगा और उस Bill का Print निकालने या उसे Delete करने के लिए ‘Print’ और ‘Delete’ Button Enable हो जाएगा | जैसे हम ‘Freight’ Bill बनाते है, उसी तरीके से आप ‘Detention’ Bill भी बना सकते हो, फर्क सिर्फ इतना है की ‘Detention’ Bill बनाते वक़्त Software सिर्फ वही Trips Filter करेगा, की जिसमे Detention Claim कर सकते है |

आपको यह Tutorial कैसा लगा ? आप कोई भी Question, Feedback या Suggestion, नीचे दीये गए Comments section में दे शकते हैं। Thank you.

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