How to create a Freight Statement ?

This video tutorial explains how to create Freight Statement in FreightMan by Extreme Solutions.

अगर आप Video नहीं देखना चाहते, या आपको Video पसंद नहीं आया तो आप आगे पढ़ना जारी रखें।

आप चाहें तो इस Tutorial के PDF Version को Download भी कर शकते हैं।

FreightMan में Market से Hire किये हुए Vehicle के Freight का हिसाब करने के लिए Freight Statement का Option है |

Freight Statement की Screen को Activate करने के लिए आपको Accounting Vouchers Menu में Freight Statement पर Click करना है, जिससे निचे दिया गया Screen आपके सामने Open हो जाएगा |

Freight Statement Generate करना काफी आसान है, सिर्फ आपको वह Transporter Mention करना है, जिसके लिए आप Freight Statement Generate करना चाहते हो और उस Transporter की Trips को Filter करने के लिए Multiple Option दिए गए हैं, जिसमे आप अपनी जरूरत के हिसाब से Criteria Set कर सकते हो |

इस Screen में सबसे पहला Option ‘Expense A/c’ का हे, जिसमे Default Ledger Automatically show होता है, ज्यादातर Case में आपको इसे Change करने की जरूरत नहीं है, तो Expense A/c में जो Default Leger आये, उसको Change नहीं करते हुए हम आगे बढ़ेंगे |

Next Option Statement ‘Date’ का हे, Date में आप जिस Date का Statement बनाना चाहते हो, वह Date Mention करना है |

Next Option ‘Ref./ Bill No’ का हे, अगर जिस Transporter से आपने Vehicle Hire किया था उसने आपको Freight Bill दिया है, तो उसका Bill No या इस Statement से Relevant किसी भी Document का No आप इस Option में Mention कर सकते हो या फिर इसे Blank भी छोड़ सकते है |

Next Option ‘Owner’ का हे, जिसमे आपको उस Transporter का नाम Mention करना है, जिसके लिए आप Freight Statement Generate करना चाहते हो |

Next Option ‘Vehicle No’ का हे, जो Optional है | अगर आप किसी Particular Vehicle की Trips का ही Statement Generate करना चाहते हो, तो उस Case में आप ‘Vehicle No’ में Vehicle no Mention कर सकते हो, जिससे FreightMan सिर्फ उसी Trips का Freight Statement Generate करने के लिए Filter करेगा, जिसका Vehicle no आपने Mention किया है |

Next Option ‘Product Name’ का हे, जो Optional है | अगर आप किसी Particular Product की Trips का ही Statement Generate करना चाहते हो, तो उस Case में आप ‘Product Name’ में उस Product का नाम Mention कर सकते हो, जिससे FreightMan सिर्फ वही Trips, Freight Statement Generate करने के लिए, Filter करेगा, जिस Product का नाम आपने Mention किया है |

Next Option ‘TDS%’ का है | अगर आप Transporter के Freight Amount से TDS Deduct करना चाहते हो, तो आप ‘TDS%’ Mention कर सकते हो |

Next Option ‘Default Freight Qty’ का है | Loading Details में हमने देखा था की जिन Trips के लिए हम Freight Unit ‘KL’ Select करते हे, उसका Freight Amount Qty*Rate*Distance रहेगा और जिन Trips के लिए हम Freight Unit ‘MT’ Select करते हैं, उसका Freight Amount Qty*Rate रहेगा | Default Freight Qty में आप यह Select कर सकते हो, की यह Quantity कौन सी होनी चाहिए, Loading Qty, Unloading Qty या दोनों में से जो काम है वह या दोनों में से जो ज्यादा है वह, जिससे की FreightMan Default Freight Amount Calculate कर सकेगा |

Next Option ‘Duration’ का हे, जिसमे आप Loading, Unloading या Bilty Receipt किसी एक Option को Choose करके उससे Relevant Duration Mention कर सकते हो |

बस आपको GO Button पर Click करना है, जिससे FreightMan आपके Criteria के According Match करती वह Trips के, जिसका आपने Statement नहीं बनाया है, वह सारी Trips निचे दिए List View में Populate कर देगा |

अगर किसी Trip की Unloading Details में Entry करते वक़्त आपने Reporting Date और Unloading Date में फर्क रखा होगा, तो FreightMan आपको Remind करायेगा, की इन Trips के लिए आप Detention देना चाहते हो या नहीं | अगर आपके Criteria से Matching Trips में Detention Applicable होगा, तो ही निचे दी गई Screen pop-up होगी |

अगर आप Transporter को Detention नहीं देना चाहते हो, तो Cancel Button पर Click करके Screen को Close कर सकते हो, और अगर Detention देना चाहते हो, तो जिस Trip के लिए आप Detention देना चाहते हो, उस Trip को Select करके Keyboard पर ‘Enter’ Key Press कर के या फिर उस Trip के ऊपर Double Click करते हो तो, निचे दी गई Screen आप के सामने Open हो जाएगी |

इस Screen में आप Detention Days और Detention Rate Mention कर सकते हो और आप Detention Days Change भी कर सकते हो | जब सारे Options Set हो जाये तब ‘OK’ Button पर Click करके वह Options Save कर सकते हो | याद रहे यह Trip सिर्फ तब Pop-Up होगी, जब आपके Criteria से Matching किसी Trip में Detention Claim हो सकता है |

FreightMan में Payable Freight Mention करने के लिए 4 Screens दिए गए है, जैसेकि

  • Trip के लिए Loading Details की Entry करते वक़्त Payable Freight Details में Freight Rate Mention कर सकते हो, या फिर
  • Trip के लिए Unloading Details की Entry करते वक़्त Payable Freight Mention कर सकते हो, या फिर
  • Masters में Bill Rate Option पर Click करके Payable Freight (Rate(T)) के लिए List Generate कर सकते हो |
  • अगर आप किसी Trip के लिए Effective Bill Rate के कुछ Percent या कुछ Amount Less कर के बाकी का Amount Transporter को Pay करना चाहते हो, तो उसके लिए Transporter की Individual Screen में Commission का Option दिया गया है, वँहा पर आप Percentage या Rupees में उस Particular Transporter के लिए अपना Commission Set कर सकते हो |

यँहा पर याद रहे की Payable Freight के लिए FreightMan सबसे पहले हर एक Trip की Loading और Unloading Details में Search करेगा | अगर आपने वंहा पर Rate Mention किया है, तो Software उसी Rate से Freight Amount Calculate करेगा और Bill Rate में Search नहीं करेगा | अगर किसी Trip के लिए Software को Loading या Unloading Details से Freight Rate नहीं मिलता, तो वह Bill Rate में दी गयी Details से Rate Search करने की कोशिश करेगा और अगर वंहा पर उसे Rate मिल जाता है, तो उस Rate से Freight Amount Calculate होगा |

इन सारे Options से अगर Freight Rate नहीं मिलता, तो Last में Software Transporter की Individual Screen में Commission के लिए Search करेगा और अगर वंहा पर आपने Commission Set किया है, तो आपने जो भी Commission Set किया है उतना Commission Bill Rate से Less करके Freight Amount Calculate होगा | अगर आपने Commission भी Set नहीं किया है, तो FreightMan एक Massage देगा, जिसमे आपको Inform करेगा की कुछ Trips जो की आपके Search Criteria से Match कर रही है, पर क्योंकि उसके लिए Rate Available नहीं है तो वह Populate नहीं हो पाएगी |

अगर किसी Trip के लिए Software से Populate हुआ Freight Qty, Freight Rate, Shortage Qty या Shortage Rate आप Change करना चाहते हो, तो उस Trip पर Double Click करने पर, निचे दी गई Screen आप के सामने Open हो जाएगी |

इस Screen में आप अपनी जरूरत के हिसाब से Changes कर सकते हो | याद रहे की यह Option सिर्फ Statement Generate करते वक़्त ही Available है, अगर आपने Existing Statement Open किया है, तो यह Screen आप popup नहीं कर पाओगे | इस Screen में Changes करने के बाद आपको ‘OK’ Button पर Click करना है, जिससे Software वह सारे Changes Save कर लेगा |

Populate हुए Trips में से अगर आप किसी एक या एक से ज्यादा Vehicle के लिए Statement नहीं बनाना चाहते, तो उस Vehicle के आगे दिए गए Check Box पर Tick कर के आप उस vehicle को Omit कर सकते हो | वैसे ही अगर किसी एक या एक से ज्यादा Trips का Statement नहीं बनाना चाहते, तो उस Vehicle के आगे दिए गए Check Box पर Tick करके आप उस Trip को Omit कर सकते हो |

Freight Statement की Screen को अगर हम ध्यान से देखे तो उसमे ‘Save’ Button नहीं दिया गया है | Freight Statement की Screen में दिए गए ‘Print’ Button पे Click करने पर Software Statement को ‘Save’ भी कर लेगा और उस Statement का Print Preview भी Display करेगा |

Freight Statement Save करने पर Software हर एक trip के Payable Freight में से TDS, Loading या Unloading Details की Screen में Mention किये गए Deductions, Shortage, Cash और Diesel Advance Automatically Deduct कर देता है और अगर हमने किसी Trip के लिए Loading या Unloading Details की Screen में Other Charges में ‘To pay’ Amount Mention किया है तो वह या फिर Detention Amount Set किया है तो वह Add करके Net Payable Amount Automatically Calculate करता है | साथ ही Transporter में Mention किया गए Ledger को Payable Amount से Credit करता है और Expense A/c में Mention किये गए Ledger को Total Freight Amount से Debit करता है, जिसकी Accounting Effect Account Books में Automatically हो जायेगी | अगर Statement में TDS, Shortage या Other Deductions Available है, तो उसके लिए जिन Ledgers को आप Credit करना चाहते हो, वह Ledgers आपको निचे दी गई Screen में Mention करना है |

जिससे की Software उनके Accounting Effects Account Books में कर पायेगा | यह Option Set करने के बाद आपको ‘Save’ Button पर Click करना है, जिससे Software Freight Statement Generate कर देगा |

Freight Statement की Screen से जुडी कुछ और चीज़ें भी हम जान लेते है, जैसे की एक बार Save हो जाने के बाद किसी भी Statement में आप कोई भी Change नहीं कर सकते और अगर करना ही है, तो आपको वह Statement Delete करना पड़ेगा और जो भी Changes करने है, वह करने के बाद फिर से Statement Generate करना पड़ेगा |

Software हर एक Statement को एक Number Automatically Allot करता है, अगर आप उस Number को Change करना चाहते हो, तो आपको ‘Open’ Button पर Click करना है और जिस Statement का Number आप Change करना चाहते हो, उसे Select करना है और फिर Keyboard पर ‘F2’ Key Press करनी है, जिससे की वह Number Editable हो जाएगा और आप उसे Change कर पाएंगे |

आपको यह Tutorial कैसा लगा ? आप कोई भी Question, Feedback या Suggestion, नीचे दीये गए Comments section में दे शकते हैं। Thank you.

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