How to create a journal voucher ?

This video tutorial explains how to create a journal voucher in FreightMan.

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इस Tutorial में हम FreightMan में Journal Voucher की Entry कैसे करते है, वह सीखेंगे |

Journal Voucher की Entry करने के लिए आपको ‘Accounting Vouchers’ Menu में ‘Journal’ पर Click करना है, जिससे की आपके सामने निचे दी गयी Screen Open हो जायेगी |

Journal Voucher की Entry करने से पहले हम यह समझ लेते हैं की Journal Voucher होता क्या है? Journal Voucher में आप दो या उससे ज्यादा Ledgers को एक ही Entry में Debit या Credit कर सकते हो और जैसे की हर Accounting Transaction का Rule है की Debit Side का Total और Credit Side का Total Same होना चाहिए, वह Rule Journal Vouchers को भी Apply होता है | Journal Voucher में आप को भी Transaction कर सकते हो, पर Normally Journal Vouchers Adjustment के लिए Use होते है, जिसमे Cash या Bank Involve नहीं हो | FreightMan में Journal Voucher में आप को भी Ledger जो Cash-in-hand या Bank Accounts Group को Belong करता है, उसे Enter नहीं कर सकते |

Journal Voucher की Entry करना बड़ा ही आसान है | Journal की Screen में सबसे पहला Option ‘Type’ का है, Journal की Screen में FreightMan Already Default Voucher Type Show करता है और ज्यादातर Case में आप उसे Change नहीं करना चाहोगे | आगे बढ़ते है ‘Date’ Option की ओर जिसमे की आपको Voucher Date Mention करनी है |

Next Option Voucher No का है, जो Software Automatically Populate करता है और आप चाहो तो उसे Change भी कर सकते हो |

Next Option ‘Reference Type’ का है, जिसमे आपको ‘New Reference’, ‘Against Reference’ और ‘On Account’ जैसे तीन Selection दिए गए है | इसमें आपके Selection के According Screen का Appearance Change होगा, तो हम एक-एक करके इन तीनो Options को समझते है |

Creating a new Reference

‘Ref. Type’ Option में ‘New Reference’ Select करके आप कोई भी Receivable या Payable Bill Generate कर सकते हो, जैसे की Petrol Pump का Bill या Telephone Bill या Stock Inward का Bill या फिर कोई भी Bill जिसको आप बाद में ‘Receipt’ या फिर ‘Payment’ Voucher में Refer करना चाहोगे | ‘New Reference’ Select करने पर Software आपसे ‘Ref.No.’ मांगेगा, जिसमे आप जिस Bill के लिए ‘New Reference’ Generate कर रहे हैं उसका Bill No Mention कर सकते हो |

Receivable Bill के Case में Party A/c में आपको उस Party का नाम Mention करना है, जिसे आप Bill कर रहे हो और Payable Bill के Case में Party A/c में आपको उस Party का नाम Mention करना है, जिसने आपको Bill किया है | जैसे की हम जानते हैं, Loading Details की Entry करते वक़्त अगर हमने Credit में डलाये Diesel की Pump Details में Entry करते है, तो उसकी Accounting Effect Petrol Pump में Mention किये गए Ledger में नहीं होती है, क्योंकि Normally Petrol Pump से हमे उस Challan का अलग से Bill मिलता है |

‘Amount’ में आपको ‘Bill Amount’ Mention करना है | Next Option में फिर से एक Selection दिया गया है, जिसमे आप अगर Receivable Bill Generate करना चाहते हो तो ‘DR’ Select करना है और अगर Payable Bill Generate करना चाहते हो तो ‘CR’ Select करना है |

Next आपको अलग-अलग तीन Selections दिए गए है, जिसमे सबसे पहला Section ‘Transactions’ का है, जिसमे आप एक या एक से ज्यादा Ledger Mention कर सकते हो जिसे आप Debit या Credit करना चाहते हो, सिर्फ आपको इस बात का ध्यान रखना है की Debit और Credit Side का Total Same होना चाहिए |

Next Section ‘References’ का है, पर क्योंकि हमने ‘Reference Type’ में ‘New Reference’ Select किया है, तो Reference Section Locked रहेगा और हम इसमें कुछ भी Enter नहीं कर सकते |

Next Section ‘Inventory Allocation’ का है | यह Option Compulsory नहीं है और आप चाहो तो इसे Skip कर सकते हो | Inventory Allocations के Section में दिए गए ‘Date’ Column पर Click करने पर एक Button Show होगा, इस Button पर Click करने पर निचे दिया गया Screen आप के सामने Open हो जाएगा |

इस Screen में आप ‘Party Account’ में Mention किये गए Ledger के लिए Enter किये हुए सारे ‘Delivery Notes’ जिसका अब तक हमने Bill Generate नहीं किया है वह Show करेगा | जैसे की Party A/c में Mention किये गए ‘Petrol Pump’ के लिए Loading Details में Mention किये गए सारे Delivery Notes ऊपर दिए गए Screen में Show होगा | अगर उसी Petro Pump से आपने Engine Oil भी Purchase किया होता और उसकी Entry आप ‘Stock Inward’ में या फिर ‘Vehicle Expense’ में की होती और उसका Bill नहीं बना होता, तो वह Delivery Notes भी यंहा पर Show होता | इस Screen से आप वह सारे ‘Delivery Note’ Select करोगे, जिसके लिए आपको उस ‘Petrol Pump’ ने Bill किया है, और आपके Selection के According Software आपको  ‘Bill Amount’ कितना होना चाहिए वह Selection Amount के सामने Show करेगा | सारे Selections हो जाने के बाद आपको ‘OK’ Button पर click करना है, और फिर ‘Save’ Button पर click करना है, जिससे की वह Entry Save हो जायेगी और इस Bill के लिए जब भी आप Payment करते हो तब ‘Payment’ की Screen में ‘Voucher References’ Section में इस Bill को Select करके इस Bill के Against में ‘Payment’ Show कर सकते हो |

Creating an against reference Journal Voucher

ऊपर दिए गए Drop Down Option में ‘Against Reference’ Select करके आप किसी भी Receivable या Payable Bill को Refer करके Accounting Transaction कर सकते हो | अगर आप Receivable Bill के लिए Against Reference की Entry करना चाहते हो, तो ‘Party Account’ में आपको उस Party का नाम Mention करना है, जिसको आपने Bill किया था और अगर आप Payable Bill के लिए Against Reference की Entry करना चाहते हो, तो ‘Party Account’ में आपको उस Party का नाम Mention करना है, जिसने आपको Bill किया था | (जैसेकि किसी भी Party के लिए आपने एक Bill  बनाया होगा, जिसमे आपने ‘Detention’ लगाया होगा, अब Suppose Party आपको Detention देने से मना कर रही है, तो उस Bill का Outstanding Clear करने के लिए आपको Party Name Mention करना पड़ेगा |) ‘Amount’ में आपको Amount Mention करना पड़ेगा | Next Option में अगर आप ‘Receivable Bill’ के लिए Entry कर रहे हैं तो ‘CR’ Mention करना है, और अगर ‘Payable Bill’ के लिए Entry कर रहे है तो ‘DR’ Mention करना है |

जैसे कि हम जानते है ‘Transactions’ Section में हम एक या एक से ज्यादा Ledger Mention कर सकते है, पर Debit और Credit Side का Total Same होना चाहिए |

Next Section ‘References’ का है | इस Screen में दिए गए Table के ‘Voucher No’ Column पर Click करते ही एक Button Show होगा | उस Button पर Click करने पर निचे दी गई Screen आपके सामने Open हो जाएगी |

‘Journal’ की Screen में अगर Amount के पास दिए गए Selection में अगर आपने ‘DR’ Select किया है, तो इस Screen में आपको ‘Party Account’ में Mention किये गए Ledger के लिए Enter किये गए सारे Payable Bills जिसका Payment करना अभी बाकी है वह Show होंगे, और अगर आपने ‘CR’ Select किया है, तो इस Screen में आपको ‘Party Account’ में Mention किये गए Ledger के लिए Enter किये गए सारे Receivable Bills जिसका Payment Receive करना अभी बाकी है वह Show होंगे | इस Screen से आपको वह Bills Select करने है जिसके लिए आप Journal की Entry करना चाहते हो और फिर ‘OK’ Button पर Click करना है, जिससे की वह सारे Bills References के Table में Show हो जाएंगे | इस Table में आपको Populate किये सारे Bills के लिए जितना Amount Debit या Credit करना है वह Last में दिए गए Column में Mention करना है |

Next Section ‘Inventory Allocation’ का है, पर क्योंकि हमने ‘Reference Type’ में ‘Against Reference’ Select किया है तो यह Section Locked रहेगा और हम इसमें कुछ भी Enter नहीं कर सकते | सारे Options Set हो जाने के बाद आपको ‘Save’ Button पर Click करना है, जिससे की FreightMan इस Entry को ‘Save’ कर देगा |

Creating an On Account Journal Voucher

अगर आप ‘New Reference’ या ‘Against Reference’ Voucher Generate नहीं करना चाहते, तो इस Option में ‘On Account’ करके भी ‘Journal’ Voucher Generate कर सकते हो | ‘On Account’ Case में आप किसी भी Ledger को जिसे आप Debit या Credit करना चाहते हो, उसे Party Account में Mention कर सकते हो | ‘Amount’ में उस Ledger को जितने Amount से ‘Debit’ या ‘Credit’ करना है, वह Amount Mention करनी है और अगर आप उस Ledger को ‘Debit’ करना चाहते हो, तो Amount के सामने दिए गए Drop Down Selection में ‘DR’ Select करना है और अगर ‘Credit’ करना चाहते हो, तो इस Drop Down Selection में आपको ‘CR’ Select करना है | Transactions Section में आप एक या एक से ज्यादा Ledger Mention कर सकते हो और उसको जितने Amount से Debit करना है वह Amount ‘Debit’ Column में Mention करनी है और जितने Amount से Credit करना है वह Amount ‘Credit’ Column में Mention करनी है | और जैसे की आप जानते हो ‘Debit’ और ‘Credit’ Side का Total Same होना चाहिए | क्योंकि हमने ‘Reference Type’ में ‘On Account’ Select किया है, तो ‘Reference’ और ‘Inventory Allocation’ Sections इस Entry के लिए Locked रहेंगे, Simply आपको ‘Save’ Button पर Click करना है, जिससे की यह Entry Save हो जाएगी |

आपको यह Tutorial कैसा लगा ? आप कोई भी Question, Feedback या Suggestion, नीचे दीये गए Comments section में दे शकते हैं। Thank you.

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