How to create a Rate-List ?

This video tutorial explains how to create a rate-list and in case if there are multiple rate-lists for the same trip how would they be prioritized in FreightMan.

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इस Tutorial में हम Payable या Receivable Freight Rate के लिए Rate-List कैसे Generate कर सकते हैं, यह सीखेंगे | Rate-List बनाने के लिए आपको ‘Masters’ Menu में ‘Bill Rate’ पर Click करना है, जिससे की आपके सामने निचे दी गयी Screen आ जायेगी |

Rate-List बनाना तब जरूरी है जब आप Payable या Receivable Rate पर अपना Control रखना चाहते हो | जैसे की अगर आप नहीं चाहते के आपके Staff में जो लोग Loading Details और Unloading Details की Entry कर रहे, उन्हें Receivable या फिर Payable Rates का पता चले, या फिर अगर आपको लगता है की Loading और Unloading में Rate Mention करने में अगर कोई गलती हुई तो उसे Rectify करने के लिए आपको सारी Trips Open करके उनके Rates Change करने पड़ेंगे |

Bill Rate की Screen में Entry करना आसान है, पर Bill Rate की Screen में दिए Options से Software Rates कैसे Search करेगा यह जानना बहोत जरूरी है, क्योंकि इससे ही आप को पता चलेगा की अलग-अलग Parties, Product या Vehicle Groups के लिए आपको Maximum कितने Rate-List बनाने पड़ेंगे, और जब Bill या Freight Statement बनेगा तो Software कौनसा Rate Show करेगा | सबसे पहले हम Bill Rate की Screen से Rate-List कैसे बनाते है वह शिखते हैं, और उसके बाद हम जानेंगे की Software Rate Search करने के लिए किस तरह काम करता है |

Bill Rate की Screen में ज्यादातर Options Self-Explanatory है | Party Name Optional है, अगर आप Same Loading और Unloading Stations पर एक से ज्यादा Parties के लिए Transportation करते हो और उन सबके Rates अलग-अलग है तो आप Party Name में उस Party का नाम Mention कर सकते हो, जिसके लिए आप यह Rate-List बना रहे हो और जिसे आप Bill बनाते वक़्त Billing Party में Mention करोगे | अगर जरूरत नहीं है, तो इसे आप Blank भी छोड़ सकते हो |

Next Option में एक Drop-down दिया गया है, Rate-List के लिए अगर Loading Station Same है और Destination अलग-अलग है, तो आपको Drop-Down में ‘From Station’ Select करना है, और इसके सामने दिए गए Textbox में वह Station Mention करना है जँहा से Vehicle load होंगे, और अगर Destination Same है पर Loading Station अलग-अलग है तो आपको Drop-Down में ‘To Station’ Select करना है और इसके सामने दिए गए Textbox में वह Station Mention करना है जँहा पर Vehicle Unload होंगे | यह Option Mandatory है, मतलब की आपको From Station या To Station Mention करना जरूरी है और उसे आप Blank नहीं छोड़ सकते |

Next Option ‘Product’ का है जो Optional है, अगर आप Same Loading और Unloading Station पर एक से ज्यादा Product Transport करते हो और उन सबके Rates अलग-अलग है, तो आप Product Name में product का नाम Mention कर सकते हो, जिसके लिए आप यह Rate-List बना रहे हो, अगर जरूरत नहीं है तो इसे आप Blank भी छोड़ सकते हो |

Next Option ‘Vehicle Group’ का है जो Optional है, अगर Same Loading और Unloading Station पर अलग-अलग Vehicle Groups के लिए अलग-अलग Rate है, तो आप Vehicle Group में उस Vehicle Group का नाम Mention कर सकते हो, जिसके लिए आप यह Rate-List बना रहे हो, अगर जरूरत नहीं है तो इसे आप Blank भी छोड़ सकते हो |

Next Option ‘Effective Date’ का है, जिसमे आपको वह Date Mention करनी है, जिस Date से यह Rate-List Applicable है | Effective Date Mention करना Compulsory है, क्योंकि Rate Search करते वक़्त Software Loading Date को इस Date से Compare करेगा और किसी Trip के लिए अगर Multiple Rates मिलते है, तो उस Trip के लिए Latest Rate इसी Date से Compare करके Search करेगा |

इस Table में, अगर आपने Drop-Down में ‘From Station’ Select किया है तो आपको हर वह Destination को Mention करना है जिसके लिए आप Rate-List बनाना चाहते हो और अगर Drop-Down में ‘To Station’ Select किया है तो हर वह Loading Station जिसके लिए आप Rate-List बनाना चाहते हो, उसे Mention करना है | आप चाहो तो Rate-List Excel Sheet से Import भी कर सकते हो |

Excel Sheet से Rates Import करने के लिए आपको ‘Import’ Button पर Click करना है, जिससे आपके सामने निचे दी गई Screen Open हो जाएगी |

जिसमे आपको उस Excel File को Select करना है, जिससे की आप Rate-List Import करना चाहते हो और फिर ‘Open’ Button पर Click करना है, जिससे की आपके सामने निचे दी गई Screen Open हो जाएगी |

याद रहे की जिस Excel Sheet से आप Rate-List Import करना चाहते हो, उसमे पहेली Row पर आपको Colum के नाम देना जरूरी है | इस Screen में आपको Drop-Down से वह Sheet Select करनी है, जिससे की आप Rate-List Import करना चाहते हो और फिर Bill Rate की Screen में दिए गए Columns को Excel Sheet के Columns से Map करना है, जिससे की Software को पता चले की आप कौनसे Cells को किस Column में Import करना चाहते हो | अगर Bill Rate की किसी Column के लिए Excel Sheet में कोई Column Available नहीं है, तो उसे आप Blank छोड़ सकते हो | सब Set हो जाने के बाद आपको ‘OK’ Button पर Click करना है, जिससे Software Automatically वह सारे Rows जो Excel Sheet में Available है, उसे आपने Select किये हुए Column में Populate कर देगा |

Bill Rate में Available Billing Unit और Default Bill Qty को आप Excel से Import नहीं कर सकते हो, पर उसे आप Reconcile कर सकते हो जैसे की ‘Reconcile’ Button पर Click करने पर Software निचे दी गई Screen Activate करता है, जिसमे हर एक Destination या Loading Station के लिए Applicable Billing Units और Default Bill Quantity आप एक ही Click पर Mention कर सकते हो |

Rate-List के लिए Bill Rate के Screen में दिए गए Table में आपको Multiple Columns दिए गए है, जिसे हम समझ लेते हैं | सबसे पहला Column ‘To Station’ का है, क्योंकि हमने Drop Down में ‘From Station’ Mention किया है, अगर आप Drop Down में ‘To Station’ Mention करोगे तो इस Column का नाम ‘From Station’ हो जाएगा | यँहा पर आपको Destination या Loading Station का नाम Mention करना है | Next Column ‘Distance’ का है, जिसमे अगर Billing Unit ‘KL’ या ‘KM’ है तो आपको Loading Station से Unloading Station का Distance Mention करना Compulsory है, वरना आप उसे Blank छोड़ सकते हो |

Next Column Rate (S) और Unit (S) का है, जिसे हम Skip कर रहे है, क्योंकि 99% Case में आपको इसकी जरूरत नहीं पड़ने वाली |

Next Column Rate (F) का है, जिसमे आपको Receivable Rate Mention करना है, मतलब की जिस Rate से आप ‘Party’ को Bill करोगे, वह Rate Mention करना है | Next Column Unit (F) का है, जिसमे आपको Billing Unit Mention करना है, इसमें जो भी Options दिए गए है, उसके बारे में हम ‘Loading Details’ के Tutorial में बात कर चुके है, तो हम उसे Repeat नहीं कर रहे |

Next Column Default Billing Qty का है, जिसमे आप Bill Loading Qty से बनाओगे या Unloading Qty से वह Mention करना है | अगर आप Billing Unit में ‘KL’ या ‘MT’ Select करते हो तो Bill Qty Mention करना Compulsory है |

Next Column Rate (T) का है, जिसमे आपको Payable Rate Mention करना है, मतलब की जिस Rate से आप ‘Transporter’ को Payment करोगे, वह Rate Mention करना है |

Next Column Unit (T) का है, जिसमे आपको Payable Freight के लिए Unit Mention करना है | इस Table में आप अपनी जरूरत के हिसाब से Multiple Rows Add कर सकते हो | सारे Options Set हो हाने के बाद आपको ‘Save’ Button पर Click करना है, जिससे Software इस Rate-List को Save कर लेगा |

Bill Rate की Screen से जुडी एक Tip हम आपसे Share करना चाहते है | Suppose जो Rate-List आपने Save किया है, उसके लिए कुछ दिन या महीनो बाद Party Rate Revise करती है, तो आपको यही Process फिर से करने की जरूरत नहीं, Simply आप ‘Open’ Button पर Click करें और जिस Rate-List के लिए Rate Revise हुआ है, उसे Select करें | फिर ‘Open’ Button के बाजु में दिए गए ‘Drop-Down’ Button पर Click  करके ‘Open as Copy’ Select करें, जिससे की उस Rate-List की Copy Open हो जायेगी | उसके बाद Effective Date और Rate Change करके ‘Save’ करोगे तो Software एक नया Rate-List बना देगा |

इस Tutorial के Starting में हमने आपसे कहा था की, यह जानना बोहोत जरूरी है की Software Rate-List से Rate कैसे Search करता है, और अगर एक ही Trip के लिए Multiple Rate Available है तो किस Rate को Priority देगा, तो अब उसे समझ लेते है | सबसे पहेली और जरूरी बात की FreightMan Rate-List से Rate तभी Fetch करेगा जब उस Trip के लिए की गयी Loading Details में आपने Bill Rate Mention नहीं किया है | दूसरी सबसे जरूरी बात यह है की किसी भी Trip के लिए Rate-List से Rate तभी Fetch होगा, जब उस Trip की Loading Details में Mention किया ‘From Station’ Bill Rate की Screen में Mention किये गए ‘From Station’ से, Loading Details की Screen में Mention किया गया ‘To Station’ Bill Rate की Screen के ‘To Station’ से और Loading Details की Screen में Mention किया गया ‘Billing Unit’ Bill Rate में Mention किये गए ‘Billing Unit’ से Match होता है, साथ ही उस Trip के लिए Mention की गयी Loading Date Bill Rate में Mention की गई Effective Date जितनी या उससे बड़ी होनी चाहिए |  यह सारे Option जब तक Match नहीं होते तब तक Software Rate-List से Rate Fetch नहीं करेगा, तो इन Options का Match होना Compulsory है, इसलिए अब जो Options Match होना Compulsory नहीं है, हम उससे यह पता लगाते है की अगर किसी Trip के लिए Multiple Rate-Lists Available है, तो Software किस Rate को Priority देगा |

Rates Fetch करने के लिए जीने Options का Match होना Compulsory नहीं है, वह है Bill Rate की Screen में Mention किये गए Party Name का उस Trip का Bill बनाते वक़्त Invoice की Screen में Mention किये गए Billing Party से Match होना, Bill Rate की Screen में Mention किये गए Product का Loading Details की Screen में Mention किये Product से Match होना और Bill Rate की Screen में Mention किये गए Vehicle Group का Loading Details में Mention किये गए Vehicle No. के Vehicle Group से Match होना |

Non-Mandatory Options से Software Rate-List में Mention किये Rate की Priority कैसे तय करता है, उसके लिए हमने यह छोटा सा Infographic बनाया है, जिससे आप इसे easily समझ पाओगे |

जैसे की आप देख सकते हो Software सबसे पहेली Priority उस Rate-List को देता है जिसमे यह तीनो Options Bill Rate और Trip Details में Match हो रहे हैं,

अगर ऐसा Rate-List Available नहीं है, तो Next Priority उस Rate-List को देता है जिसमे Party और Vehicle Groups Match हो रहे हैं और Product Blank रखा गया है,

अगर ऐसा Rate-List भी Available नहीं है, तो Next Priority उस Rate-List को देगा जिसमे Product और Vehicle Group Match हो रहे हैं और Party Blank रखी गयी है,

अगर ऐसा Rate-List भी Available नहीं है, तो Next Priority उस Rate-List को मिलेगी जिसमे Party और Product Match हो रहे हैं और Vehicle Group Blank छोड़ा गया है,

Next Priority जिसमे Party Match हो रही है और Product और Vehicle Group Blank छोड़े गए हैं,

Next Priority उस Rate-List को मिलेगी जिसमे Party और Vehicle Group Blank छोड़े गए हो और Product Match हो रहा हो,

Next Party और Product Blank रखे गए हों और Vehicle Group Match हो रहा हो,

Last Priority उस Rate-List को मिलेगी जिसमे Party, Product और Vehicle Group तीनो ही Blank छोड़े गए हो |

एक और बात अगर किसी Rate-List के लिए Same Options मिलते है, तो Software जिसकी Effective Date Latest होगी उसे Prioritize करेगा |

आपको यह Tutorial कैसा लगा ? आप कोई भी Question, Feedback या Suggestion, नीचे दीये गए Comments section में दे शकते हैं। Thank you.

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