How to create Receipt/Payment vouchers ?

This video tutorial explains how to create a Receipt or Payment voucher in accounting software developed by Extreme Solutions.

अगर आप Video नहीं देखना चाहते, या आपको Video पसंद नहीं आया तो आप आगे पढ़ना जारी रखें।

आप चाहें तो इस Tutorial के PDF Version को Download भी कर शकते हैं।

इस Tutorial में हम Extreme Solution के द्वारा बनाये गए किसी भी Accounting Software में Receipt और Payment की Entry कैसे कर सकते है |

अगर आप Payment Receive कर रहे हो, तो उसकी Entry आपको Receipt में करनी है और अगर आप किसी को Payment कर रहे हो, तो उसकी Entry आपको Payment में करनी है | Receipt की Entry करने के लिए आपको Accounting Vouchers Menu में Receipt पर Click करना है और Payment की Entry करने के लिए आपको Accounting Vouchers Menu में Payment पर Click करना है | Receipt और Payment की Screens बिल्कुल Same है और उनका Appearance हमारे द्वारा बनाये गए ज्यादातर Accounting Software में एक जैसा है, तो इस Tutorial के लिए हम FreightMan Software में दी गयी Receipt की Screen को Example के लिए Use करेंगे |

Accounting Vouchers Menu में Receipt पर Click करते ही, निचे दी गई Screen आपके सामने Open हो जाएगी |

यँहा पर दिख रही Receipt की Screen और आपकी Receipt की Screen में फर्क हो सकता है, क्योंकि इस Screen का Appearance उस पर Depend करता है, की आपने कौन सा Software लिया है और आप उस Software का कौन सा Version Use कर रहे हो | हमने इस Tutorial को ऐसे Design किया है, चाहे कोई भी Software या Version आप Use कर रहे हो, इससे बहोत कुछ सिख पाओगे |

Receipt की Screen में जो Options Bold दिए गए हे, वह Mandatory है और जो Options Regular दिए गए हे, वह Optional है |

पहला Option Date का हे, जिसमे आपको Receipt Date Mention करनी है |

Next Option Voucher No का हे, जिसमे Software Automatically Voucher no Show करता है, आप चाहो तो उस No को Change भी कर सकते हो |

Next Option Account Name का हे, जिसमे आपको वह Ledger Mention करना है, जिससे आप Payment Receive कर रहे हो | Account Name में Type करने पर Software Automatically Drop-down Help Provide करेगा, जिसमे से आप कोई भी Leger Select कर सकते है |

जिस Bill के Against में आप Payment Receive कर रहे हैं, अगर उसे आप Refer करना चाहते हैं, तो References Option का Use कर सकते हैं | जैसे की Account Name में Mention किये गए Ledger के लिए आपने कुछ Bills Generate किये होंगे, जिसके Against में आप Payment Receive करना चाहते हो, तो वह Bills Select करने के लिए आपको Date Column पर Click करना है, और ऐसा करने पर उस Column में एक Button Show होगा | उस Button पर Click करने पर Software Account Name में Mention किये गए Ledger के लिए Generate किये हुए सारे Bills जिसका Payment आपको नहीं मिला है, वह निचे दिए गए Screen में दिखा देगा |

इस Screen से वह Bills Select करना है, जिसके लिए आपको Receipt की Entry करनी है और फिर ‘OK’ Button पर Click करने पर आपके Select किये हुए सारे Vouchers Reference Screen के Table में Populate हो जाएगा |

Software हर एक Bill का Total Amount आपको Opening Column में दिखा देगा और उस Bill के लिए Pending Amount आपको Pending Column में दिखा देगा | अगर किसी Bill के लिए आपको पूरा Payment नहीं मिला है, तो आप Received Column में उस Bill के लिए जितना Amount आपको मिला है, वह Manually Edit कर सकते हो, और उसी Bill के लिए आप फिर से Receipt की Entry कर सकते हो, जब तक की पूरा Amount Receive नहीं हो जाता | वैसे अगर किसी Bill के लिए Account Name में Mention किये गए Ledger ने Rate Difference, TDS या Shortage का Amount Deduct किया है, तो वह Amount आपको ‘Rate Diff’, ‘TDS’ या ‘Shortage’ Column  में Mention कर सकते हो |  या फिर Account Name में Mention किये गए Ledger ने आपके Bill Amount से किसी और Reason से Payment Deduct किया है, जो आप  जानते हो की आपको नहीं मिलने वाला, तो उसे आप ‘Discount’ Column में Mention कर सकते हो |

Software हर Individual Bill के लिए Receive हुआ Amount Track करता है और जब तक हमे पूरा Amount नहीं मिल जाता उसे Reference Selection की Screen में दिखता रहेगा और जैसे ही उस Bill का पूरा Amount हम Receive कर लेते हैं, Software Automatically उसे Reference की Scree से हटा देगा | References Mention करना Compulsory नहीं है, आप उसके बिना भी ‘Receipt’ की Entry कर सकते हो | पर अगर आप Reference Mention करते हो, तो आप किसी भी Bill के against में कितना Payment Receive हुआ और कितना Pending है, वह Account Books Menu में Ledger Book (Billwise) Report में Check कर सकते हो |

Software ‘Received’, ‘Rate Diff’, ‘TDS’ और ‘Discount’ Column में Mention की गयी Amount का Total, Transaction Summary की Screen में उनके लिए दिए गए Text boxes में Automatically Calculate कर लेता है |

अगर आप चाहो तो Software से Calculated ‘Received Amount’ को आप Change कर सकते हो, पर वह ‘Received’ Column के Total से ज्यादा होना चाहिए |

Next Option Cash / Bank Account का हे, जिसमे अगर आपको Cash Payment मिला है, तो Cash-In-Hand Leger Mention करना है और अगर आपको Cheque मिला है, तो उस Cheque को आपने जिस Bank Account में Deposit करवाया है, उस Bank Account का Ledger Mention करना है, Cheque No में Cheque no और Bank Name में आपको जिस Bank का Cheque दिया गया था उस Bank का नाम Mention कर सकते हो |

अगर आप ‘Rate Diff’, ‘TDS’, ‘Shortage’ और ‘Discount’ Amount Mention करते हो, तो आपको उनके Relevant Amount को जिस Ledger में ‘Debit’ करना है, वह उनके लिए दिए गए Relevant Text boxes में Mention करने है | अगर Party ने आपको ‘TDS Certificate’ Issue किया है, तो आप ‘Certificate No’ और जिस दिन को आपको ‘TDS Certificate’ Issue हुआ वह Date भी आप Mention कर सकते हो |

Voucher से Relevant कोई और भी Information आप Save करना चाहते हो, तो उसे Narration में Mention कर सकते हो | सारे Options Set हो जाने के बाद आपको ‘Save’ Button पर Click करना है, जिससे Software आपकी Entry Save कर देगा और उस Entry में Mention किये गए हर एक Ledger को उनके Relevant Amount से ‘Debit’ या ‘Credit’ कर देगा और उसकी Accounting Effect Account books में Register कर देगा |

जिस तरीके से आप ‘Receipt’ की Entry करते हो, उसी तरीके से आप ‘Payment’ की Entry भी कर सकते हो |

आपको यह Tutorial कैसा लगा ? आप कोई भी Question, Feedback या Suggestion, नीचे दीये गए Comments section में दे शकते हैं। Thank you.

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