How to enter Trip Expense ?

This video tutorial explains how to enter Expenses incurred during one or more trips in FreightMan.

अगर आप Video नहीं देखना चाहते, या आपको Video पसंद नहीं आया तो आप आगे पढ़ना जारी रखें।

आप चाहें तो इस Tutorial के PDF Version को Download भी कर शकते हैं।

इस Tutorial में हम सीखेंगे की Trip Expense की Entry कैसे करते हैं |

Trip Expense की Entry करने के लिए आपको ‘Entry’ Menu में ‘Trip Expense’ पर Click करना है, जिससे की निचे दी गई Scree आपके सामने Open हो जाएगी |

इस Scree में आप Trip से जुड़े Expenses Mention कर सकते है, इसके साथ ही किसी Trip के लिए अगर आपने Extra Advance या Diesel दिया है, तो उसे भी Mention कर सकते हैं | Trip Expenses की Scree में आपको Meter Reading Mention करने के लिए भी Options दिए गए है, जिससे आप किसी Trip के लिए Vehicle ने कितना Distance Cover किया और क्या Average दी वह भी पता लगा सकते हैं |

Trip Expenses की Scree में सबसे पहला Option Date का हे, जिसमे आपको जिस दिन आप Driver से हिसाब कर रहे हो, वह Date Mention करनी है |

Next Option Voucher No का हे, जिसमे ‘FreightMan’ Voucher no Automatically Populate करता है, अगर आप चाहो तो Voucher No को Change कर सकते हो |

Next Option Vehicle No का हे, जिसमे आप जिस ‘Vehicle’ के लिए ‘Trip Expenses’ Mention करना चाहते हो, उसका ‘Vehicle No.’ Mention करना है | ‘Vehicle No’ Mention करने के बाद जैसे ही आप Keyboard पर ‘Enter’ या ‘Tab’ Key Press करते हैं, तो Software Automatically उस Vehicle के लिए जितने Trips की ‘Trip Expense’ Entries Pending है, वह सारे Trips हमे निचे दी गई Select Trip की Screen में दिखा देगा |

इस Screen से आपको वह Trips Select करने है, जिसके लिए आप ‘Trip Expense’ की Entry करना चाहते हो | Trips Select करने के बाद आपको ‘OK’ Button पर Click करना है, ‘OK’ Button पर Click करते ही FreightMan आपके Select किये हुए Trips का L/R No, उसमे Mention किये गए Diesel Qty, Diesel Amount, Driver Advance और Party Advance का Total हमे Loading Summary Section में Show करेगा |

‘Cash Advance’ का Total हमे ‘Summary Section’ में ‘Cash Advance’ में, ‘Cash’ और ‘Diesel’ Advance हमे ‘Total Advance’ में और ‘Total Expense’ में हमे ‘Diesel Advance’ Show करेगा | साथ ही जो Driver हमने ‘Loading Details’ की Entry करते वक़्त Mention किया था वह भी Automatically ‘Driver Name’ में Populate हो जाएगा | अगर आपने ‘Loading Details’ की Entry करते वक़्त ‘Driver Name’ Mention नहीं किया था तो वह आप Vouchers Details Section में ‘Driver Name’ में Mention कर सकते हैं |

Departure में आपको वह Date और Time Mention करना है, जब Vehicle ‘Trip’ के लिए Depart हुआ था और Arrival में आपको वह Date और Time Mention करना है, जब Vehicle ‘Trip’ Complete करके Return आया था, याद रहे की Trip Expense की Scree में जो Options Bold में है वही Mention करना Compulsory है, और जो Regular हैं उसे आप Blank छोड़ सकते हैं |

Departure और Arrival Time Mention करने पर ‘Total Hours’ और ‘Trip Days’ Automatically Calculate हो जाते हैं |

Next Option Expenses का हे, जिसमे Trip के दौरान हुए Expenses आप ‘Particulars’ में Mention कर सकते हो, और Expense Amount आप ‘Amount’ Column में Mention कर सकते हो | Expenses Section में आप अपनी जरूरत के हिसाब से जितने भी Rows Add करना चाहो कर सकते हो, सिर्फ आपको यह ध्यान रखना है की कोई भी Row या Column Blank नहीं होना चाहिए |

Amount Column में आप चाहो तो Negative Amount भी Mention कर सकते हो और Amount Column में Mention की गई Amount का Total Automatically Summary Section में दिए गए Cash Expense और Total Expense में Reflect हो जाएगा, जिससे FreightMan Balance Amount भी Automatically Calculate कर लेता है |

Next Option Narration का हे, Narration में आप Trip से जुडी कोई भी Detail Mention कर सकते हो |

Next Option Extra Advance का है | अगर Trips के लिए ‘Loading Details’ में दिए गए ‘Driver Advance’ के अलावा भी आपने ‘Cash Advance’ दिया था तो वह आप Extra Advance में Mention कर सकते हो | Date Column में आपको वह Date Mention करना है जब आपने Advance दिया था, A/C Name में आपको वह Ledger Mention करना है जिसे आप Credit करना चाहते हो और Amount Column में Amount Mention करना है |  यँहा पर आप अपनी जरूरत के हिसाब से एक या एक से ज्यादा Rows में Cash Advance की Detail Mention कर सकते हो, और Amount Column का Total Automatically Summary Section में दिए गए ‘Cash Advance’ और ‘Total Advance’ में Reflect हो जाएगा, और ‘Balance’ Amount भी Automatically Calculate हो जाएगा | “Extra Advance Mention किये गए Ledger को Software उनके सामने दिए गए Amount से Automatically Credit कर देगा, जिसकी Accounting  Effect Account Books में Automatically हो जायेगी |

Next Option HSD Cash का है | अगर Trips के लिए Driver ने कंही से ‘Cash’ में Diesel दलाया था, तो वह आप Summary Section में HSD Cash में Mention कर सकते हो, जिसमे ‘Amount’ का Total Automatically Summary Section में दिए गए Cash और Total Expanse में Reflect करेगा, और Balance भी Automatically Calculate हो जाएगा |

Next Option Running / Average का हे, जिसमे सबसे पहला Option ‘Opening KM’ का है, जिसमे आपको Vehicle Trip करने गयी तब जो Meter Reading था वह Mention करना है, और ‘Closing KM’ में Vehicle के Trip से Return होने के बाद का Meter Reading Mention करना है, जिससे उन Trip के लिए Software Automatically ‘Net Running’ Calculate कर लेगा | अगर आप चाहो तो Trip शुरू करने से पहले Diesel Tank का Dip Reading और Trip से आने के बाद Diesel Tank का Dip Reading Opening Tank Balance और Closing Tank Balance में Mention कर सकते हो, जिससे Software Net Tank Balance Automatically Calculate कर लेगा |

‘Cash Diesel’ में ‘HSD Cash’ Section में Mention किये गए Diesel Qty का Total और ‘Credit Diesel’ में ‘Loading Details’ की Entry के वक़्त Mention किये गए ‘Diesel Qty’ का Total Software Automatically Show कर देगा और उन Trips के लिए Total Diesel Consumption कितना हुआ, यह ‘Total Diesel’ में Show होगा | Total Diesel Consumption और Net Running से Software Average भी Automatically Calculate कर देता है, जिससे आप पता लगा सकते हो की उन Trips में Vehicle ने क्या Average दी |

Next Option Receipt References(s) का है | जितना Cash Advance हमने Driver को दिया था अगर Total Expense उतना नहीं हुआ है, और Driver ने Balance Amount हमे लौटा दिया है, जिसकी Entry हम ‘Receipt’ Voucher में Already कर चुके हैं, तो उसे हम ‘Receipt References(s)’ में Check List पर Click करके ‘Refer’ कर सकते है | याद रखें, यह Option Compulsory नहीं है |

Next Option Payment References(s) का है | जितना Cash Advance हमने Driver को दिया था अगर Total Expense उससे ज्यादा हुआ है, और Balance Amount हमने Driver को लौटा दिया है, जिसकी Entry हम ‘Payment’ Voucher में Already कर चुके हैं, तो उसे हम ‘Payment References(s)’ में Check List पर Click करके ‘Refer’ कर सकते है | याद रखें, यह Option Compulsory नहीं है |

Next Option Expense A/C का है | Expense A/C में अगर आप कोई Ledger Mention करते है, तो FreightMan उसे Cash Expense में Show हो रही Amount से ‘Debit’ करेगा और Vehicle No में Mention किया गया Ledger Hired है तो ‘Transporter’ को और अगर Own है तो उस ‘Vehicle’ में Mention किये गए Ledger को उतनी ही Amount से ‘Credit’ करेगा, जिसकी Accounting Effect Account Books में Automatically हो जाएगी |

Next Option Cash A/C का है | जितना Cash Advance हमने Driver को दिया था अगर Total Expense उतना नहीं हुआ या जितना Cash Advance हमने Driver को दिया था अगर Total Expense उससे ज्यादा हुआ है, और हम Balance Amount की Entry Receipt या Payment में करने की बजाय ‘Trip Expense’ की Entry में ही करना चाहते हैं, तो ‘Cash A/c’ में आप वह Ledger Mention कर सकते हो, जिसे आप ‘Debit’ या ‘Credit’ करना चाहते हो | अगर आप ‘Cash A/c’ Mention करते हो तो Software Hired Vehicle के Case में ‘Transporter’ और ‘Own’ Vehicle के Case में Mention किये गए Ledger को Balance Amount से ‘Credit’ या ‘Debit’ करेगा और ‘Cash A/c’ में Mention किये गए Ledger को उतनी ही Amount से ‘Debit’ या ‘Credit’ करेगा, जिसकी Accounting Effect Account Books में Automatically Reflect हो जाएगी |  सारे Options Set हो जाने के बाद आपको ‘Save’ Button पर Click करना है, जिससे Software उस Entry को Save कर लेगा |

आपको यह Tutorial कैसा लगा ? आप कोई भी Question, Feedback या Suggestion, नीचे दीये गए Comments section में दे शकते हैं। Thank you.

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