Loading Details : Get, Set, Go…

A Video Tutorial on how to enter Loading Details in FreightMan

अगर आप Video नहीं देखना चाहते, या आपको Video पसंद नहीं आया तो आप आगे पढ़ना जारी रखें।

आप चाहें तो इस Tutorial के PDF Version को Download भी कर शकते हैं।

इस Tutorial में हम Loading Details की Entry कैसे करते हे, वह सीखेंगे |

FreightMan के कुछ Intelligent Features के बारे में जानेंगे, जो की हमारी Life काफी आसान कर देगा और Loading Details की Screen से जुड़े बाकी पहलुओ पर भी बात करेंगे |

“हम Loading Details की Screen Activate करने के लिए Entries Menu में Loading Details में Single Trip के ऊपर Click करेंगे”, जिससे निचे दिया गया Screen आपके सामने Open हो जाएगा |

Loading Details में सबसे पहले हमे Trip Date Mention करनी है, जो आप Type करके या Drop Down से Select करके Mention कर सकते है |

FreightMan में किसी एक Option से दूसरे Option पर आगे की ओर जाने के लिए आप Keyboard पर ‘Enter’ या ‘Tab’ Key Press कर सकते है, और पीछे की ओर जाने के लिए ‘Shift+Tab’ Key Press कर सकते हैं |

Next Option Container Trip का हे, जिसमे हम ‘No’ Select करेंगे |

Next Option L/R Prefix का हे, जिसे हमने Introductory Tutorial में Skip किया था, अब वक़्त आ गया है की हम इसके बारे में जाने | FreightMan में हर Trip को एक ‘L/R No’ Allot होता है, जो की Unique होना चाहिए, क्योंकि यह Number से ही उस Trip को Identify किया जाता है, अगर आप किसी Trip में Duplicate L/R no Assign करते है तो FreightMan आपको वह Trip Save नहीं करने देगा | ऐसी Situation जँहा आप एक से ज्यादा Trips में Same L/R no Allot करना चाहते हो, तो आप हर Trip को L/R Prefix से Unique Identity दे सकते हो |

जैसेकि हमने Already L/R No 1 के साथ एक Trip की Entry करी है, जिसमे L/R Prefix Blank रखा था, अब अगर L/R No 1 से हमें दूसरी Trip की Entry करनी है, तो दोनों को Unique Identify करने के लिए हमें L/R Prefix में कुछ न कुछ Mention करना पड़ेगा, अगर हम L/R Prefix Blank रखते है, तो FreightMan हमें Duplicate L/R होने की बजह से Trip Save नहीं करने देगा | L/R Prefix में आप Trip को Identify करने के लिए कुछ भी लिख सकते हो |

Suppose जिस Trip की Entry हम कर रहे है, उसका Transport Contract XYZ Company के पास है, तो हम उस Trip को Identify करने के लिए L/R Prefix में ‘XYZ\’ लिख सकते है, जिससे हमें मालुम पड़े के यह Trip का L/R No 1 हमारी Company का नहीं है, पर XYZ Company का है |

Next Option L/R No का हे, जिसमे अब अगर हम 1 लिखते है, तो FreightMan इसे Save कर लेगा |

Next Option ‘To be Billed’ का हे, जिसमे हम ‘Yes’ Select करेंगे |

Next Option Vehicle No का है | FreightMan में Vehicle No, Transporter और Party जैसे Options के Individual Screen दिए गए है | जिसमे आप इनसे जुडी बाकी   Information Mention कर सकते हो, और गलती होने पर सिर्फ इनके Individual Screen में Correction करने पर वह सारे Trips जिसमे इन्हे Refer किया गया है, उसमे Automatically Correction हो जाएगा | जिन Options के Individual Screens दिए गए हैं, उन Options को आपको उनके Individual Screens में पहले Save करना है और उसके बाद ही आप, उनको बाकी Entries में Refer कर सकते हो, अगर आपने ऐसा नहीं किया है, तो FreightMan Automatically उसका Individual Screen Pop-up करेगा और उसमे Save करने के बाद ही आप आगे की Entry कर पाओगे |

Vehicle No की Individual Screen आप ‘Masters’ Menu में ‘Vehicle’ पर Click करके Activate कर सकते हैं |

FreightMan में ज्यादातर Option के लिए Dropdown List Generate होगी, जिसमे से आप Appropriate Option Select कर सकते हो, जैसे की Vehicle के लिए दिए गए Dropdown List से Relevant Option Select कर सकते हो |

FreightMan में एक और Smart Feature है जो काफी Time बचाता है, जैसे की वह हर Option से जुडी बाकी Information Automatically Populate करता है | हमने किसी Vehicle के लिए Last Entry में जो Transporter और Driver Mention किये थे, वह Automatically Transporter और Driver में Populate हो जाएगा | Transporter की Individual Screen आप ‘Accounting Information’ में ‘Predefined Ledgers’ में ‘Transporter Accounts’ पर Click करके Activate कर सकते हैं |

Next Option Party Name का है | Party Name की Individual Screen आप ‘Accounting Information’ में ‘Predefined Ledgers’ में ‘Party Accounts’ पर Click करके Activate कर सकते हैं | Party Name के लिए दिए गए Dropdown List से Relevant Option Select कर सकते हो |

Next Option Product का है जिसकी Individual Screen आप ‘Masters’ में ‘Products’ पर Click करके Activate कर सकते हैं | Product के लिए दिए गए Dropdown List से Relevant Option Select कर सकते हो |

जैसे की हमने Introductory Tutorial में Mention किया था, Bags में अगर no of Bags डालते है, तो Net Weight Automatically Calculate हो जाएगा और वैसे ही अगर Gross और Tare Weight Mention करते हैं, तो भी Net Weight Automatically Calculate हो जाएगा |

Diesel Expense A/c Option को Introductory Tutorial में Skip किया था, तो अब वक़्त है उसे समझने का FreightMan Loading Details में Mention होने वाले हर Accounting Voucher की Individual Entry Automatically Account Books में करता है | जैसे की आप Credit में Diesel डलाते हैं, तो Vehicle या Transporter Account Automatically Debit हो जाता है, इस Case में Accounting Entry Complete करने के लिए कोई Ledger Mention करना जरूरी है, जिसे FreightMan Credit कर पाये, और वह Ledger आपको Diesel Expense A/c में Mention करना है | किसी भी Trip में अगर आप एक बार Diesel Expense A/c Mention कर दोगे तो Next Time वह Ledger भी आपको Type करने की जरूरत नहीं पड़ेगी, क्योंकि FreightMan Loading Details की Screen Activate करते ही उसे Automatically Populate कर देगा |  Diesel Expense A/c की Individual Screen को Activate करने के लिए आपको ‘Accounting Information’ में ‘Undefined Ledgers’ पर Click करना हैं |

Next Option From और To Station का हे, जिसकी Individual Screen आप ‘Masters’ में ‘Stations’ पर Click करके Activate कर सकते हैं | FreightMan का एक और Smart Feature आप देख सकते है, जैसे ही आप Party, Product, From Station और To Station Mention करते हो तो इनसे जुडी Last Trip की Entry में Mention किये गए Bill Rate और Freight Rate Automatically Populate हो जाएगा |

वैसे ही आप Driver Advance में Driver को दिया गया Advance Mention करते हो तो Automatically Driver Advance के लिए Set किया गया Default Ledger भी Cash/Bank (CR) में Automatically Populate हो जाता है | Driver Name की Individual Screen आप ‘Accounting Information’ में ‘Predefined Ledgers’ में ‘Driver / Cleaner Accounts’ पर Click करके Activate कर सकते हैं |

Vehicle अगर आपका है तो Vehicle No में Mention किया गया Ledger और अगर Vehicle Market से Hire किया है तो Transporter में Mention किया हुआ Ledger, Driver Advance में Mention की हुई Amount से Debit होगा और Cash / Bank में Mention किया गया Ledger उतनी ही Amount से Credit होगा, जिसकी Accounting Effects FreightMan Automatically Account Books में कर देगा | Cash / Bank की Individual Screen आप ‘Accounting Information’ में ‘Undefined Ledgers’ पर Click करके Activate कर सकते हो और इसके लिए Default Ledger आप ‘Company’ Menu में ‘Options’ Menu में ‘Entries/Voucher’ पर Click करके Set कर सकते हो |

Consignor और Consignee की Individual Screen आप ‘Accounting Information’ में ‘Predefined Ledgers’ में ‘Party Accounts’ पर Click करके Activate कर सकते हैं |

Consignor और Consignee के लिए दिए गए Dropdown List से Relevant Option भी Select कर सकते हो |

जैसे की हमने Introductory Tutorial में बताया था Pump Details में आपको सिर्फ Credit में डाले गए Diesel की ही Entry करनी है |

जैसे की आप देख सकते है, Pump Details में हर एक Row में Information put-up करने पर एक Row Automatically Add हो जाती है, जिसे आप जरूरत के हिसाब से Multiple Entries कर सकते हैं | यह Interface हमने Microsoft Excel की तरह Design किया है, जिसमे आप किसी Cell में दी गयी Information को Delete करने के लिए Keyboard पर दी गयी ‘Delete’ Key को Press कर सकते है और किसी Information को Modify करने के लिए ‘F2’ Key Press कर सकते हो |

Microsoft Excel और FreightMan के Interface में सिर्फ एक फर्क यह है की यँहा पर आपको सिर्फ उतनी ही Rows Add करनी है, जितनी की आपको जरूरत है और अगर गलती से आपने कोई Row Add कर दी है तो उसे Delete करने के लिए उस Row के ‘Sr.No.’ पर Right Click करना है, और जो Menu pop-up होता है, उसमे Delete Option पर Click करना है | Qty और Rate में Information put-up करते ही Amount Automatically Calculate हो जाएगा | Pump Details की Individual Screen आप ‘Accounting Information’ में ‘Predefined Ledgers’ में ‘Pump Accounts’ पर Click करके Activate कर सकते हैं |

Other Charges का Interface भी Pump Details की तरह ही है, जिसमे आप अपनी जरूरत के हिसाब से Multiple Rows Add, Modify या Delete कर सकते हैं |

Driver Advance की ही तरह Party Advance में Cash Advance Mention करने पर Cash/Bank (DR) Option में Default Ledger Automatically Populate हो जाता है, Default Ledger आप ‘Company’ Menu में ‘Options’ Menu में Set कर सकते हो | Cash/Bank (DR) में Mention किया हुआ Ledger, Cash Advance में Mention की हुई Amount से Debit होगा और Party Account में Mention किया गया Ledger उतनी ही Amount से Credit होगा, और वैसे ही अगर आप Diesel Advance भी Mention करते हो और Vehicle आपने Market से Hire किया है तो Transporter में Mention किया हुआ Ledger और अगर आपका Vehicle है तो Diesel Expense A/c में Mention किया गया Ledger Diesel Advance में Mention की गयी Amount से Debit होगा और Party Account में Mention किया हुआ Ledger उतनी ही Amount से Credit होगा, जिसकी Accounting Effects FreightMan Automatically Account Books में कर देगा |

Cash/Bank (DR) की Individual Screen आप ‘Accounting Information’ में ‘Undefined Ledgers’ पर Click करके Activate कर सकते हैं, और Party Account  की Individual Screen आप ‘Accounting Information’ में ‘Predefined Ledgers’ में ‘Party Accounts’ पर Click करके Activate कर सकते हैं | Diesel Qty और Diesel Rate Mention करने पर Diesel Advance Automatically Calculate हो जाएगा |

Deductions मे आप अपनी जरूरत के हिसाब से Multiple Rows Add, Modify या Delete कर सकते हैं | Trip के लिए जितनी Information हमे Feed करनी है वह Mention करने के बाद उसे Save करने के लिए हम Save Button पर click करेंगे, तो वह Trip Save हो जाएगी |

आपको यह Tutorial कैसा लगा ? आप कोई भी Question, Feedback या Suggestion, नीचे दीये गए Comments section में दे शकते हैं। Thank you.

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